Как сделать офисное пространство эффективным, оптимальным и экономичным?

Директор департамента недвижимости ЗАО ИГ «РВМ Капитал» Гавриил Королёв предлагает собственную модель open space для слаженной работы офисных сотрудников.

В течение нескольких лет на рынке недвижимости России произошло множество изменений. Можно говорить о появлении новых направлений и веяний, о формировании своеобразной моды на некоторые показатели того или иного объекта. Большая часть этих новшеств связана с жёсткими реалиями и рыночными запросами. Хотя и устаревшие элементы не сдают своих позиций.

Весьма примечательна в качестве примера «битва» между современным использованием open space (открытое офисное пространство) и традиционной планировки коридоров с множеством кабинетов (ещё со времён СССР).  По сути, мы наблюдаем соревнование между двумя эпохами, между разными менталитетами, своеобразную борьбу доступности и скрытности, экономичности и необдуманных трат.  

О чём думает сегодняшний топ-менеджер либо акционер, когда выбирает именно open space? Скорее всего, его интересует экономия, нужно распределить на минимальной территории как можно больше сотрудников, минимизировав при этом расходы на технические приспособления для офиса, а также сократив время для передвижений работников между этажами. Очень важен момент конкурентоспособности, так как соперники придерживаются подобной модели, и себестоимость продукта является основным преимуществом в битве за рыночные доли. 

А чем может ответить руководство, которое выбирает систему кабинетов? В таком решении также есть своё рациональное зерно. Это отличный способ позаботиться о сотрудниках пенсионного возраста, создать для них комфортные условия. Например, если в организации работают представители «старой гвардии», и совершенно нет молодых сотрудников. В данном случае подобная планировка является правильным решением, об экономии думать не стоит.

Иногда кабинетные системы выступают в роли важного элемента корпоративной культуры руководства. Такая практика часто наблюдается в госструктурах, которые аргументируют свой выбор тезисом «мы всегда так работали». Также кабинетную систему выбирают работники, которых волнует безопасность и конфиденциальность.

Оpen space предполагает, чаще всего, использование перегородок из стекла в целях надёжной инсоляции, что не нравится людям с кабинетным менталитетом. 

Если рассматривать образец классического объекта в столице начала XX века, чаще всего, эффективные площади составляли 50–60% от всей территории (по плану БТИ). Остальные элементы – это коридоры, лестница, подсобки и др. Причём в помещении не запланированы ни подземные паркинги, ни зоны для инженерных систем, что является неотъемлемой частью новых зданий. Это доказывает низкую эффективность кабинетных планировок.

Следует обратить внимание на пространственные характеристики не по горизонтали, а по вертикали. Компания, которая занимает три—пять этажей, то есть расположенная вертикально, расходует больше ресурсов, чем та, которая занимает один большой этаж (горизонтальная). В данном случае к лишним расходам мы можем отнести офисную технику, например.

Оpen space и перегородки из стекла выстраивают сегодня налаженную корпоративную культуру во всех странах, и РФ, в том числе. Это ведёт к тому, что много бизнес-процессов открыты, есть в широком доступе и патенты на изобретения. Подобная методика позволяет объединять сотрудников, а не разделять их кабинетами. Таким образом интересы различных слоёв удовлетворены.

Сформировать открытое пространство позволяют и нынешние технологические внедрения (например, эффективные системы вентиляции и кондиционирования), что позволяет разместить большее число сотрудников (один человек на 4,5 квадратных метра), нежели в старых помещениях. Автоматическая регулировка температуры в офисе устраняет недочёты оpen space, при которых кому-то из персонала становится жарко, а кому-то холодно. Большие окна обеспечивают хорошее проникновение солнечных лучей в офисное пространство и равномерное распределение света в разных участках помещения. При кабинетной планировке такого эффекта добиться невозможно.

Можно сделать вывод, что самым грамотным решением руководителя будет использование для размещения персонала открытого горизонтального пространства. Именно такой вариант позволит бизнесменам хорошо сэкономить на ресурсах. Умножьте предполагаемую экономию на стандартный период аренды (где-то 5—7 лет) и получите выгоду в сотни миллионов и порой миллиардов рублей. Однако нужно понимать, если речь идёт о безопасной и конфиденциальной деятельности, единственно верным решением будет кабинетная планировка.

Получается, что в битве между кабинетами и оpen space выигрывает открытое пространство в бизнес-центрах, например. Ещё два года назад в Москве наметилась тенденция перемещения арендаторов из старых объектов в новые, которые значительно подешевели. Открытое пространство сегодня формируют в своих офисах как коммерческие, так и госструктуры. Положение оpen space на современном рынке недвижимости становится всё более устойчивым, и в ближайшем будущем оно будет доминирующим.